Workflow jest strukturalną sekwencją zadań, operacji lub procesów, które są zaplanowane, realizowane i kontrolowane w celu osiągnięcia określonego celu biznesowego lub rezultatu. W tym kontekście, termin ten odnosi się do efektywnego przepływu informacji, dokumentów lub zadań pomiędzy różnymi uczestnikami lub systemami w ramach organizacji.
Jest to zbiór logicznie ułożonych etapów, które determinują sposób wykonywania określonych czynności, często zdefiniowanych przez specyfikacje, standardy branżowe lub wymagania prawne. W ramach workflow mogą występować zarówno procesy automatyzowane, jak i interakcje ludzkie, a także integracje z różnorodnymi narzędziami i systemami wspomagającymi, takimi jak oprogramowanie do zarządzania projektami czy systemy workflow.
Zgodnie z definicją przyjętą przez niegdyś istniejącą koalicję WfMC (WorkFlow Management Coalition), workflow może być rozumiany również jako proces automatyzacji zadań biznesowych, obejmujący przekazywanie dokumentów, informacji lub zadań od jednego uczestnika do drugiego zgodnie z określonymi procedurami zarządczymi. Oznacza to, że każda część procesu biznesowego jest odpowiednio zdefiniowana, zarządzana i monitorowana w celu zwiększenia efektywności, eliminacji błędów oraz optymalizacji czasu i zasobów.
